LES APPLICATIONS
Le Centre de Gestion met à la disposition des collectivités et des établissements publics des circulaires qu’il propose chaque fin du mois.
Enregistrement du titre des circulaires mises à disposition :
La date et l’intitulé de chaque circulaire proposée pour une période donnée sont saisis dans l’application " gestion des circulaires ", le numéro d’ordre est généré par le système.
Commande des circulaires souhaitées :
A partir du fichier collectivités le même que celui de l’application " carrières ", une lettre comprenant la liste de chaque circulaire proposée pour la période considérée est adressée aux collectivités adhérentes.
Par des croix dans les boîtes à cocher, les collectivités indiquent celles qu’elles souhaitent recevoir et retournent au centre, par courrier ou par télécopie, leur bon de commande.
Saisie des commandes :
A réception du bon de commande, la collectivité et la période concernées sont identifiées grâce au code barres, et les commandes enregistrées par un simple clique. Un récapitulatif des circulaires à transmettre peut être édité, afin de lancer les duplications.
Envoi des circulaires commandées :
Un bordereau d’envoi est alors édité automatiquement pour chaque collectivité ayant commandé une ou plusieurs circulaires.
Statistiques :
Le système permet d’identifier les collectivités qui demandent les circulaires, et de connaître pour chaque production le nombre d’exemplaires qui aura été commandé.
La pertinence des circulaires proposées se mesure par le nombre d’exemplaires dupliqués. En outre le coût de la diffusion de l’information est totalement maîtrisé.
Pour financer ses missions, obligatoires ou facultatives, le centre encaisse des cotisations versées par les collectivités adhérentes.
Appel des cotisations :
Cet outil informatique utilise les bases de données " carrières " pour éditer les bordereaux d’appels de cotisation auprès des collectivités employant au moins un agent assujetti au régime de la sécurité sociale au titre de l’assurance maladie.
En fonction de la taille de la collectivité, ces bordereaux peuvent être édités et transmis mensuellement, trimestriellement, voir semestriellement ou annuellement.
Chaque bordereau édité génère dans un fichier d’historique des paiements, une ligne manque le montant de la somme versée
Saisie des cotisations :
La collectivité complète le document par l’indication des bases de cotisation ; elle applique les taux fixés et calcule le montant à verser.
Ce document retourné au centre fait l’objet d’une saisie, facilitée par l’usage de codes barres, dans la ligne d’historique générée par l’édition de l’appel de cotisations.
L’historique des encaissements antérieurs est toujours visible et permet un contrôle.
Relances :
Passé un délai fixé par l’utilisateur du logiciel, des relances peuvent être éditées. Toutes les collectivités concernées recevront un courrier.
Statistiques :
Il est possible d’éditer la liste des collectivités ayant opéré un versement et son montant pendant une période donnée n’ayant pas fait le versement attendu de comparer les montants encaissés par type et par strate de collectivité, par perception, par période.
Si les cotisations sont encaissées par le biais d’une régie de recettes, cette application informatique permet l’établissement des journaux de caisse
L’organisation du planning de travail des médecins, dans le respect des contraintes liées à la périodicité des visites normales ou exceptionnelles ainsi que le rythme des vaccinations et rappels est entièrement prise en charge par l’outil informatique.
Organisation d’une visite :
Le local médical réservé, les paramétrages de la visite confirmés (horaires de travail du médecin par ½ journée et durée de chaque visite), le système génère :
Pour le médecin concerné, la liste des agents à voir avec les horaires, toutes collectivités confondues relevant de ce local médical, avec le détail des prestations à fournir ;
Une lettre pour l’autorité territoriale et la liste de ses agents convoqués et les horaires ;
Une lettre de confirmation de réservation du local médical ;
Une convocation individuelle pour chaque agent adressée selon le cas au domicile de l’agent ou chez son employeur.
Le système prévoit en outre des remplaçants susceptibles d’être substitués aux agents initialement convoqués qui seraient indisponibles.
Naturellement, la mise à jour de l’effectif des agents et de leur disponibilité au regard de la visite médicale est automatiquement réalisée par la réplication permanente des éléments saisis en carrières.
Déroulement de la visite
Le médecin dispose d’un micro ordinateur et saisi aussitôt la visite terminée les éléments qu’il juge utiles au dossier de l’agent, notamment examens complémentaires qui devront être organisés par le secrétariat, programmation de visites exceptionnelles ou de vaccinations.
Exploitation de la visite
Les employeurs sont rendus destinataires des fiches d’aptitude à l’appui de la liste récapitulative de leurs agents convoqués mentionnant leur présence ou leur absence.
Les factures sont éditées pour l’établissement des titres de recettes à adresser aux collectivités employeurs.
Données statistiques
Les rapports destinés au comité technique paritaire sont établis à partir des éléments administratifs consignés dans les dossiers des agents.
Dans le cadre de son service assurance, le centre pré calcule le montant de la prime due par chaque collectivité adhérente, en fonction :
De ses effectifs
De la qualité statutaire de ses agents
Du type de contrat souscrit
Du type de garanties retenues.
Ce développement informatique permet d’éditer des modèles d’actes, et d’assurer le suivi du déroulement de la carrière des agents.
Fichier agents
La carrière de chacun des agents comprend tous les arrêtés saisis par le service ou généré par le système. Chaque arrêté correspond à une ligne d’historique.
Editions préparatoires
Destinés aux autorités territoriales
Le tableau annuel préparatoire à l’avancement d’échelon : il indique outre le nom, le grade, l’échelon et l’indice des agents employés par la collectivité considérée, la date du prochain avancement, au temps minimal et maximal et l’incidence en point indiciaire.
Le tableau annuel préparatoire à l’avancement de grade : par cadre d’emplois, il liste les agents relevant de ce cadre, ceux qui remplissent les conditions requises pour prétendre à un avancement, et le nombre d’avancement possibles par grade en fonction des quotas.
Le projet de tableau annuel d’avancement de grade : après avis de la commission administrative paritaire, ces tableaux édités sous forme d’arrêté sont transmis en vue de leur signature par l’autorité territoriale concernée qui nous en retournera un exemplaire aux fins de publicité.
Destinées aux membres des commissions administratives paritaires
Les propositions d’avancement d’échelon et de grade sont récapitulées automatiquement par groupe hiérarchique le cas échéant après leurs saisies, en vue de leur transmission plusieurs semaines avant la date prévue de la réunion.
Les demandes d’avis résultants de l’application de l’article 30 du statut général font l’objet d’une saisie et d’une instruction au fur et à mesure de leur réception par le service. Un accusé réception (automatique) indiquant la date à laquelle le cas sera examiné est adressé à l’employeur.
Le récapitulatif est édité par commission, voire par groupe hiérarchique, et transmis aux membres.
Modèles d’acte
Grâce au système, le service adresse périodiquement les modèles d’arrêtés portant titularisation, d’avancement d’échelon, et à la demande, les modèles d’avancement de grade.
Avec les avis relatifs à la disponibilité, le système édite une lettre rappelant les règles de déontologie.
Déroulement des réunions des commissions paritaires
Le calendrier des réunions saisi, les convocations sont éditées avec l’ordre du jour de la prochaine réunion. Le système permet le suivi des réponses et génère la liste des présents.
A la fin de la réunion de chaque commission paritaire, le procès verbal mentionnant l’avis émis par la commission pour chaque cas qui lui a été soumis par l’ensemble des collectivités est aussitôt édité et signé par les secrétaire et secrétaire adjoint ; ainsi que les avis qui sont édités et transmis aux employeurs concernés.
Editions
Les états sont créés et modifiés par les agents du service eux-mêmes si les besoins le justifient. Chaque utilisateur, en fonction de sa pratique peut faire apparaître plus ou moins de renseignements, par exemple tout ou partie de l’historique carrière des agents figurant sur le tableau d’avancement de grade.
De nouvelles requêtes de toutes natures peuvent être créées à la demande par des utilisateurs confirmés.
Saisie
Chaque modèle d’acte généré par le système créé en même temps une ligne d’historique provisoire qui ne modifie pas la fiche carrière de l’agent.
A réception de l’acte signé par l’autorité territoriale, grâce au code barres préalablement imprimé sur le modèle, le responsable de la saisie arrive immédiatement sur la ligne d’historique à confirmer, ou après vérification, à rectifier. Ce simple clique met à jour la carrière.
Statistiques
Les effectifs par collectivités, grade, catégories, position statutaire…., celles concernant les actes saisis…., peuvent être éditées sous forme de statistiques.
Les listes d’agents nommés en vue de la détermination de l’assiette des promotions internes est éditées automatiquement.
Le suivi des contrats des agents non titulaires est également assuré par le système.
Elle permet au Centre de Gestion d’organiser tous les concours d’accès à la fonction publique territoriale et les examens professionnels. L’application comporte une partie regroupant, pour chaque grade, l’ensemble des paramètres permanents (intitulé des épreuves, durée, coefficient, …) et une autre partie regroupant, pour une session, les variables du concours (nombre de postes ouverts, candidats, intervenants, notes, …).
Recensement des emplois vacants :
A partir du fichier " collectivités ", envoi de l’imprimé comportant chaque grade relevant de la compétence du Centre de gestion, permettant aux collectivités de déclarer les postes vacants pour l’ouverture des concours correspondants.
A réception de l’imprimé complété, saisie du nombre de postes par grade et par collectivité, facilitée par l’usage d’un code barres.
Ouverture d’un concours :
A l’affichage des résultats du recensement et des candidats restant inscrits sur la liste d’aptitude établie à l’issue du concours précédent, le système indique l’opportunité d’ouvrir un concours. L’ouverture d’un concours implique l’édition d’un arrêté ouverture, des actes de publicité (dans la presse et auprès des collectivités) et éventuellement des actes de conventionnement avec un autre Centre de Gestion.
Enregistrement des candidatures :
A réception des dossiers d’inscription, saisie des candidats et gestion, par le système, des dossiers incomplets et à la clôture des inscriptions, édition de l’arrêté des candidats admis à se présenter aux épreuves. Les candidats sont ensuite convoqués individuellement.
Préparation des épreuves (écrites, orales, pratiques, sportives, d’admissibilité ou d’admission) :
En fonction du nombre de candidats attendus, de l’épreuve et des spécificités du lieu de déroulement des épreuves (depuis un fichier regroupant les différents lieux d’épreuves) , le système établi le plan de salle (épreuve écrite) ou le planning de passage des candidats (épreuve orale, pratique ou sportive). Il permet également l’édition des documents nécessaires : les listes d’émargement (épreuve écrite) ou les listes des candidats et bordereaux de notation (épreuve orale, pratique ou sportive), les procès-verbaux de déroulement des épreuves (épreuve écrite) et les étiquettes de tables (épreuve écrite).
En parallèle et d’après le fichier intervenants, le système permet, en fonction de critères de tris, de rechercher les concepteurs, correcteurs ou examinateurs correspondants au concours ou à l’épreuve, qui composeront les binômes pour la correction des copies des épreuves écrites ou qui interrogeront les candidats dans le cadre des épreuves orales. Il est possible alors d’éditer l’arrêté de nomination des correcteurs ou des examinateurs, les actes d’engagement et les différentes invitations (réunions d’harmonisation, interrogation des candidats).
Saisie des notes :
Après avoir saisi les absents aux épreuves et après réception des bordereaux de correction, saisie des notes (double correction) obtenues par chaque candidat aux différentes épreuves. Le système calcule par défaut la moyenne des deux notes pour chaque candidat, multipliée par le coefficient correspondant, le nombre de points total obtenu pour l’ensemble des épreuves, la moyenne générale et le rang de classement.
Jury :
Les différents jurys (de choix des sujets, d’admissibilité, d’admission), dont la composition est fixée par décret, après avoir été nommés, sont convoqués à différents stades du concours ; le système édite automatiquement :
pour le jury du choix des
sujets : le procès-verbal des délibérations
pour le jury d’admissibilité :
le tableau des notes définitives des épreuves d’admissibilité pour
chaque candidat avec sa moyenne générale, le procès-verbal des
délibérations et la liste d’admissibilité ;
pour le jury d’admission :
le tableau des notes définitives des épreuves d’admission pour
chaque candidat avec sa moyenne générale, le procès-verbal des
délibérations et la liste d’admission.
Etablissement et gestion de la liste d’aptitude :
Les lauréats du concours sont automatiquement transférer sur la liste d’aptitude au grade correspondant et viennent s’ajouter aux lauréats de la session précédente restant inscrits. Le système permet ensuite de gérer cette liste : nomination des lauréats (saisie de la date de nomination et de la collectivité), réinscription des lauréats, sur leur demande, au terme de la première année, prolongation en cas de congé maternité, congé parental ou obligations militaires.
En cas de nomination par une collectivité en dehors de son ressort géographique ou non affiliée, le Centre de Gestion, organisateur du concours, facture à la collectivité, le coût lauréat de la session. Le système permet d’éditer cette facture et de gérer le suivi des facturations.
Statistiques :
Pour un concours donné, il est possible de sortir les statistiques correspondantes : nombre de candidats inscrits, nombre de candidats présents, moyenne des notes attribuée par chaque binôme de correcteurs pour chaque épreuve, moyenne d’une épreuve, moyenne des candidats d’un concours (externe ou interne et par spécialité), chance de réussite des candidats par rapport à l’âge, au sexe, au niveau d’étude, etc…
BOURSE
DE L’EMPLOI 
Les collectivités du département doivent déclarer, auprès du Centre de Gestion, leurs créations ou vacances de postes.
Enregistrement des déclarations de postes ou vacances de postes :
Le système permet de saisir, pour chaque déclaration, le grade et la collectivité :
pour les grades relevant de
la compétence du Centre de Gestion : attribution d’un numéro
par le système informatique avec possibilité d’éditer une
affiche (profil du poste) pour procéder à une large publicité
pour les grades relevant de
la compétence du CNFPT : envoi de la déclaration au CNFPT à
Paris qui attribue le numéro d’enregistrement.
Publicité des déclarations :
Périodiquement, le Centre de Gestion, à l’aide de l’outil informatique, arrête la liste des collectivités ayant déclaré des postes avec indication du numéro attribué, du grade et de la durée hebdomadaire de travail.
Information aux collectivités :
Chaque collectivité ayant fait une déclaration de création de poste ou de vacance d’emploi reçoit un accusé de réception avec le numéro d’enregistrement et un document à compléter lui permettant d’informer le Centre de Gestion du nom de la personne recrutée et de son mode de recrutement.
Régulièrement, un tableau récapitulant de ces recrutements est édité, permettant notamment de gérer les listes d’aptitude établies après concours.
Suivi des déclarations :
Passé un délai de 4 mois, une lettre est automatiquement adressée aux collectivités qui n’ont pas retourné le coupon-réponse afin qu’elles informent le Centre de gestion de l’abandon de la procédure de recrutement ou du nom de la personne recrutée.
En outre, le système permet l’édition de la liste des agents recrutés susceptibles de suivre une formation initiale.
Statistiques :
Le système doit permettre d’éditer, pour une période donnée et pour chaque collectivité, les postes déclarés vacants et le mode de recrutement.